一句话回答：可以保留，但不是想留多久就留多久。员工离职后，公司在“人力资源管理所必需”的范围内、并且不超过法定保存期限继续保留相关个人信息是合法的；超出必要期限继续留存，或者把离职员工的资料拿去做与劳动关系无关的事情，就属于违法处理个人信息，可能被责令改正、警告、没收违法所得，拒不改正的还会被罚款。
一、法律依据
《中华人民共和国个人信息保护法》第十三条第一款第二项规定：为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需，处理个人信息不需要取得个人同意。
第十七条要求，处理个人信息前应当以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地告知处理目的、处理方式、处理的个人信息种类、保存期限等事项；第十九条明确，除法律、行政法规另有规定外，个人信息的保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间；第四十七条规定，处理目的已实现、无法实现或者为实现处理目的不再必要，或者保存期限已届满的，个人信息处理者应当主动删除，未删除的个人有权请求删除；第五十条要求建立便捷的个人行使权利的申请受理和处理机制，拒绝个人行使权利请求的应当说明理由，个人可以依法向法院起诉。第六十六条则规定了罚则，情节严重的最高可处五千万元以下或者上一年度营业额百分之五以下罚款。
另外，《中华人民共和国劳动合同法》第五十条规定，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。这是“法定必须留”的一条硬线，属于第十九条里“法律、行政法规另有规定”的情形。
二、实务视角
实务中可以把离职员工的资料分三类处理。第一类必须留：劳动合同文本（至少保存二年备查）、工资发放与个税社保相关记录等，按法定和财税期限留足。第二类可以留但要限目的、限范围：考勤、绩效、履职记录，一般只用于处理劳动争议、应对审计，不再继续用于其他用途。第三类是应当及时清理的：身份证复印件、体检报告、银行卡号、家庭成员信息、紧急联系人、无犯罪记录证明等敏感或者与在岗管理直接挂钩的材料，离职后继续无差别保留，一旦泄露就很难解释。
更省事的做法是把动作前置：在员工个人信息处理规则里写清各类资料的保存期限，离职流程里固定“账号停用—设备回收—资料归档加密—到期删除并留删除记录”四步，并在离职交接表上告知保留期限和用途。两个常见误区要避开：一是以为“在职时签过同意书，离职后就能一直用”，同意是可以撤回的（《个人信息保护法》第十五条），而且离职后“人力资源管理所必需”这个基础大多已经不存在，继续使用就失去合法性依据；二是把离职员工信息用于催收、商业推广或者提供给第三方，这类用法已经超出人力资源管理范围，是最容易挨罚的。
三、案例分析
示意情景（非真实案例）：某连锁门店闭店裁员后，把全部离职员工的身份证复印件、健康证、银行卡信息留在门店电脑里继续共享使用，后来电脑转让给第三方，导致资料外泄。员工投诉后，监管部门认定企业未按《个人信息保护法》第十九条在必要期限届满后删除，也未采取必要的安全保护措施，责令改正并给予警告处罚。这类“没删、没管”的合规瑕疵，是当前个人信息执法中最常见的处罚事由之一，企业自查时按“台账—期限—删除记录”三件套逐项核对，基本就能发现问题。
四、一句总结
离职不等于数据可以随便留：法定必须留的留足（劳动合同文本至少二年），与在岗管理直接挂钩的材料限目的限期限，敏感材料到期即删并留痕。把这三件事写进离职流程，比事后向监管解释划算得多。
五、常见问题（FAQ）
问：员工离职后，公司还能保留其个人信息吗？
答：可以保留，但不是想留多久就留多久。在“人力资源管理所必需”的范围、并且不超过法定保存期限继续保留是合法的，超出必要期限继续留存就属于违法处理个人信息。
问：劳动合同文本至少要保存多久？
答：用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
问：离职员工哪些资料应当及时清理？
答：身份证复印件、体检报告、银行卡号、家庭成员信息、紧急联系人、无犯罪记录证明等敏感或者与在岗管理直接挂钩的材料，离职后继续无差别保留一旦泄露就很难解释，应当及时清理。
问：在职时签过同意书，离职后就能一直用这些信息吗？
答：不能。同意是可以撤回的，而且离职后“人力资源管理所必需”这个基础大多已经不存在，继续使用就失去合法性依据。
问：超出必要期限继续留存员工信息，会有什么后果？
答：可能被责令改正、警告、没收违法所得，拒不改正的还会被罚款；情节严重的最高可处五千万元以下或者上一年度营业额百分之五以下罚款。
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